Tietosuojaseloste

Tietoa henkilötietojen käsittelystä Vuolu Group Oy:ssa.

Päivitetty: 29.09.2021

Yrityksemme tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n edellyttämällä tavalla.

Rekisterinpitäjä:

Yrityksen nimi: Vuolu GroupOy

Y-tunnus: 3227570-3

Osoite: E28, Co-work community, Eerikinkatu 28, 00180 Helsinki

Puhelin: 040 416 8988

Rekisteriasioista vastaava henkilö:

Nimi: Tuomas Ryhänen

Sähköposti: tuomas.ryhanen@vuolu.fi

Rekisterin nimi:

Yrityksen liiketoiminnan hoitoon liittyvä rekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Rekisterissä olevien tietojen säilytys perustuu joko sopimussuhteeseen yrityksemme kanssa, henkilöltä saatuun suostumukseen tietojen tallentamiseen tai yrityksemme oikeutettuun etuun kerätä tietoa liiketoimintamme edellytyksen kannalta.

Keräämme ja tallennamme tietoa asiakas- ja työsuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Uusien mahdollisten tietojen keruu perustuu yritystoimintaan ja keräämme itse tiedot.

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja asiakkuuteen tai muun asiallisen yhteyden suhteen hoitamiseen, analysointiin sekä markkinointiin.

Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme myös EU:n lainsäädäntöä henkilötietojen tallentamisesta:

• Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta. Tämä tarkoittaa, että voit milloin tahansa saada tietosi saataville.

• Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä.

• Minimoimme tallentamamme tiedon – tallennamme vain tarpeellisen

• Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä

• Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää

• Tallennamme ehyttä ja luotettavaa tietoa, esimerkiksi varmuuskopioiden kautta varmennettuna

Rekisterin tietosisältö (henkilötietolomakkeiden kentät)

• Etu- ja sukunimi

• Titteli

• Yhteystiedot

• Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto

• Markkinointilupa tai kielto

• Evästäiden kautta kerättävät tiedot

• Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot

Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön yksilöity nimi, mahdollisesti yhtiö sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Tietolähteet

Sivuston lomakkeista kerätyt tiedot.

Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankinnassa voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta osapuolille, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Tietoja luovutetaan palveluihin, jotka toimivat Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen. Käytämme Privacy Shield -järjestelmään liittyneitä yrityksiä.

Rekisterin suojaus

Rekisterin sisältämät tiedot on säilytetty CRM ja HR palveluissa, jossa ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Kaikista henkilötietojen käsittelytoimista kirjoitetaan lokitietoa, jolloin voimme tarkistaa, koska ja kuka henkilötietoa on käsitellyt.

Tarkastusoikeus

Tapauksissa pyydämme olemaan yhteydessä rekisterin yhteyshenkilöön.

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tuomas Ryhänen, puh: +358 40 416 8988, tuomas.ryhanen@vuolu.fi

Tietojesi tarkastus, korjaaminen, poistaminen ja käytön vastustaminen onnistuu parhaiten ottamalla sähköpostitse yhteyttä Vuolu Group Oy:n tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön.